Ustalenie właściwego wydziału
W Urzędzie Miasta w Bytomiu załatwia się sprawy dotyczące m.in. dowodów osobistych, meldunków, pojazdów, nieruchomości i podatków lokalnych. Poszczególne wnioski trafiają jednak do różnych komórek urzędu. Przed wizytą należy sprawdzić na stronie urzędu lub telefonicznie, który wydział prowadzi daną sprawę i gdzie przyjmuje interesantów. Sam adres głównej siedziby nie zawsze wystarcza do ustalenia miejsca złożenia dokumentów. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy w jednej sprawie potrzebna jest informacja z kilku wydziałów albo gdy dokument składa się w punkcie obsługi, a dalsze czynności prowadzi właściwa komórka.
Wątpliwości pojawiają się również przy sprawach stanu cywilnego. Rejestracja urodzenia, ślubu lub zgonu należy do urzędu stanu cywilnego, dlatego przed wyjściem należy ustalić jego adres i zasady obsługi. Jeśli sprawa dotyczy działalności gospodarczej, trzeba rozróżnić wpis do CEIDG od zezwoleń lub decyzji wydawanych przez miasto. Krótka rozmowa telefoniczna pozwala potwierdzić, gdzie złożyć wniosek, czy obowiązuje rezerwacja terminu oraz czy urząd przyjmuje dokumenty od pełnomocnika.
Dokumenty i przebieg wizyty
Lista wymaganych dokumentów zależy od rodzaju sprawy. Przy wymianie dowodu osobistego, zgłoszeniu meldunku czy rejestracji samochodu stosuje się inne formularze i załączniki. Przed wizytą należy sprawdzić aktualny opis procedury w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu: wskazuje on podstawę załatwienia sprawy, wymagane dokumenty, ewentualną opłatę oraz sposób odbioru odpowiedzi. Przy sprawach dotyczących pojazdu szczególną uwagę trzeba zwrócić na dokument własności i dotychczasowe dokumenty samochodu. W sprawach nieruchomości może być potrzebny numer działki lub dokument potwierdzający prawo do niej.
Na miejscu urzędnik może sprawdzić kompletność wniosku i poprosić o uzupełnienie braków. Złożenie dokumentów nie zawsze oznacza wydanie decyzji tego samego dnia; termin zależy od procedury i od tego, czy potrzebne są dodatkowe ustalenia. Potwierdzenie złożenia wniosku dobrze zachować do czasu zakończenia sprawy. Jeżeli działa pełnomocnik, zwykle potrzebne jest pisemne pełnomocnictwo, a w niektórych przypadkach także potwierdzenie opłaty skarbowej. Przed wpłatą należy sprawdzić aktualny numer rachunku i zasady zwolnienia z opłaty, zamiast korzystać z danych zapisanych przy wcześniejszej sprawie.
Załatwienie sprawy bez wizyty
Nie każda sprawa wymaga stawienia się w urzędzie. Część pism i wniosków można przekazać elektronicznie, jeśli dana procedura to przewiduje. Do potwierdzenia tożsamości może być wymagany profil zaufany, e-dowód albo podpis kwalifikowany. Samo wysłanie wiadomości e-mail nie zawsze jest równoznaczne ze skutecznym złożeniem wniosku. Przed wyborem tej drogi należy sprawdzić właściwy formularz, dopuszczalny sposób podpisania dokumentów oraz to, czy załączniki mogą mieć postać elektroniczną. Jeśli konieczny jest odbiór dokumentu lub osobiste potwierdzenie danych, opis procedury powinien wskazywać, na którym etapie trzeba zgłosić się do urzędu.